MEMBUAT LAPORAN TERTULIS
Pengertian Laporan
Laporan adalah suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 2003:203). Laporan memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan tertentu. (Murphy dan Hildebrant dalam Purwanto, 2003:203). Bagi suatu perusahaan pada umumnya penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:
- Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional dan laporan kegiatan personal;
- Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan;
- Untuk mematuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturanperaturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan);
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan akhir suatu kegiatan;
- Untuk mengalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu, misalnya laporan penelitian atau riset.
Jenis laporan tertulis dalam organisasi
Menurut Djoko Purwanto (2003) dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi Bisnis”, jenis laporan tertulis dalam organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:
- Menurut fungsinya
Menurut fungsinya suatu laporan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
1) Laporan yang bersifat memberi informasi (informational report) yaitu menyajikan fakta-fakta dan rangkuman.
2) Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. - Menurut subjeknya
Menurut subjeknya suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan diperoleh. Sebagai contoh: laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan pemasaran, laporan produksi, laporan personalia
dal lain-lain. - Menurut formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal.
1) Laporan formal disebut juga laporan panjang (long report), laporan formal umumnya panjang, dan mencakup masalah-masalah yang kompleks.
2) Laporan informal biasanya hanya mencakup body teks, namun demikian beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, dan lampiran. - Menurut keasliannya
Menurut keasliannya suatu laporan dapat dibedakan menjadi:
1) Laporan otoritas (authorized reports), yaitu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite.
2) Laporan sukarela (voluntary reports), yaitu laporan yang dibuat atas inisiatif sediri.
3) Laporan swasta (private reports), yaitu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
4) Laporan publik (public reports), yaitu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk lembaga lain yang dibiayai oleh pemerintah. - Menurut frekuensinya
1) Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
2) Laporan khusus (special reports) ditulis ketika ada kebutuhan khusus terhadap suatu informasi muncul. - Menurut kegiatan proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress reports) dan laporan akhir (final reports) - Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan menjadi:
1) Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, yang mencakup jadwal pelaksanaan, topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
2) Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.
3) Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
4) Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
Data yang dibutuhkan untuk membuat laporan
Data yang akan digunakan untuk pembuatan laporan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan. Data dapat anda peroleh dari sumber internal perusahaan dan sumber eksternal perusahaan dimana data diambil dari luar perusahaan apabila dibutuhkan. Data dapat berupa informasi, angka, gambar, dokumen dan lain sebagainya.
Layout laporan
Dalam suatu organisasi atau perusahaan pada umumnya sudah memiliki panduan format atau layout dalam membuat laporan. Dalam format laporan pada umumnya akan mengatur beberapa hal seperti, layout kertas seperti margin dan ukuran kertas, jenis dan besar huruf, penggunaan spasi, tabulasi, bullets, nomor halaman dan lain sebagainya.
Berikut adalah contoh pengaturan layout laporan:
Penting untuk diperhatikan dalam membuat laporan sesuai dengan ketentuan yang sudah ditentukan. Berikut adalah contoh layout laporan yang sudah disusun:
Layout laporan terdapat dalam standar atau pedoman pelaporan. Setiap perusahaan dan organisasi pada umumnya memiliki standar atau pedoman pelaporannya sendiri. Mereka menyesuaikan standar dan pedoman pelaporan dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Beberapa perusahaan atau organisasi membuat pedoman penulisan laporan
seperti contoh dibawah:
Template laporan
Dalam membuat laporan, banyak laporan yang sudah terdapat templatenya. Sehingga dalam membuat laporan, sudah lebih mudah karena terdapat panduannya. Ada dua jenis template jika dilihat dari wujudnya, yaitu template softcopy dan templat hardcopy. Menurut Angel dalam Rosalin 2020, laporan bisnis memiliki 3 format utama dalam gambar sebagai berikut:
Contoh template laporan Surat
Contoh template laporan manuskrip
Dalam menulis laporan bisnis menggunakan format manuskrip terdiri dari 3 bagian yaitu, bagian muka, bagian tubuh/isi dan bagian akhir.
Menulis laporan
Menurut Bovee dan Thill dalam Rosalin 2020 dalam menulis laporan
ada 3 langkah utama sebagai berikut:
Laporan dibuat sesuai dengan jenis laporannya. Teks dan gambar dapat ditambahkan dari dokumen lain kedalam laporan sesuai kebutuhan. Ilustrasi data, baik teks atau gambar dapat digunakan sesuai kebutuhan dan tujuan penyajian datanya, sebagai berikut:
Dalam membuat laporan, harus dipastikan bahwa tidak ada penulisan yang salah. Bahasa yang digunakan adalah bahasa formal serta istilah istilah yang biasa digunakan didalam indsutri dimana perusahaan atau organisasi bergerak.
Organisasi laporan
a. Cara menyusun laporan
Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis.
1) Cara deduktif
Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), adalah menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan. Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena pembaca akan diberikan suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. Jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal laporan, mungkin pembaca akan melewati atau ] mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat segera mengetahui bagian akhir laporan, baru kemudian kembali lagi ke bagian awal.
2) Cara induktif
Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif fakta-fakta dijelaskan sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya disajikan sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi.
b. Cara menyusun teks laporan
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis. Keputusan harus dibuat sebelum mulai menulis laporan. Teks dapat dikembangkan dengan cara-cara berikut ini :
1) Membuat topik-topik atau kriteria
2) Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
3) Mendeskripsikan lokasi atau tempat
4) Menjelaskan suatu proses atau prosedur
5) Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet
6) Menyusun urutan tingkat familiaritas
7) Menyusun sumber-sumber yang digunakan
8) Pemecahan Masalah
c. Metode outline
Setelah menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, langkah selanjutnya adalah mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Outline akan menjadi penuntun dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang (laporan formal), outline juga akan menjadi daftar isi laporan. Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
1) Jenis-jenis judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). Judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. Judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. Judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle. Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul:
a) Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
b) Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
c) Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
d) Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.
2) Format Outline
Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem desimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelum sampai pada judul utamanya.
Saat menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:
a) Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.
b) Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian.
c) Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2.
d) Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
e) Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul.
3) Paralelisme dalam judul
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian outline. Ini berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat.
Peralatan yang digunakan membuat laporan tertulis
Beberapa peralatan yang digunakan dalam membuat laporan tertulis adalah sebagai berikut:
a. Mesin Tik
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. Kelebihan mesin tik sendiri adalah penulis tidak perlu mencetak hasil ketikan. Namun, kekurangannya apabila ada kesalahan dalam pengetikan, maka akan sulit dalam melakukan koreksi. Sekarang fungsi dari mesin tik telah banyak tergantikan oleh komputer. Berikut adalah gambar mesin tik.
b. Komputer dan laptop
Komputer dan laptop dapat digunakan untuk mengetik laporan dalam bentuk soft file. Suatu aplikasi yang dijalankan menggunakan komputer digunakan untuk mengetik laporan. Kelebihan komputer sendiri dalam pengetikan laporan adalah memiliki banyak fitur yang mampu memudahkan dalam pengerjaan laporan tertulis. Berikut adalah gambar dari komputer dan laptop.
c. Tablet dan Handphone
Dalam mengetik laporan dalam bentuk soft file juga dapat menggunakan tablet dan handphone. Kelebihan dalam penggunaan tablet atau handphone adalah mudah dibawa kemana saja karena ukurannya yang cenderung lebih kecil dari laptop. Namun, kekurangan dalam penggunaan tablet atau handphone adalah karena tampilan layar yang kurang luas sehingga menyulitkan dalam menjalankan beberapa fungsi yang biasa dijalankan di komputer. Pengetikan menggunakan tablet atau handphone juga menggunakan suatu aplikasi khusus. Berikut adalah gambar tablet dan handphone
d. Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar serta grafik, di atas kertas. Laporan yang sudah dibuat dalam bentuk soft file, dapat dicetak menggunakan printer. Selain mencetak dari soft file, saat ini printer juga berfungsi untuk menggandakan dokumen cetak, yang dicetak di kertas. Berikut ini adalah gambar printer.
e. Media Penyimpanan
Media penyimpanan digunakan untuk menyimpan data laporan yang sudah dibuat. Berikut adalah media penyimpanan yang umum digunakan dalam menyimpan data.
Internal Storage. Merupakan media penyimpanan bawaan yang ada dalam komputer. Contoh: HDD dan SSD
External Storage. Merupakan media penyimpanan yang berada diluar perangkat komputer dan dapat dilihat fisiknya. Penggunaan media ini, fisik media penyimpanan harus disambungkan ke
perangkat komputer. Contoh: Hardisk external, Flashdisk, dan CD
Internal Network. Merupakan media penyimpanan yang bisa digunakan oleh beberapa komputer yang sudah terhubung dalam jaringan yang dibuat oleh perusahaan. Perusahaan sudah menyediakan server sendiri untuk menyimpan data/file.
Cloud Storage. Merupakan layanan penyimpanan yang disediakan oleh pihak lain. Data/file akan disimpan pada server penyedia layanan. Untuk mengakses data tersebut memerlukan koneksi internet. Kelebihan dari penyimpanan data ini adalah data dapat diakses dimanapun dan kapanpun selama ada koneksi internet dan juga data tidak rawan rusak, sedangkan kekurangannya adalah data bisa saja bocor tergantung tingkat keamanan yang dimiliki oleh penyedia layanan.
Piranti lunak yang digunakan membuat laporan tertulis
Beberapa piranti lunak yang pada umumnya digunakan dalam pembuatan laporan tertulis adalah:
a. Aplikasi pengolah kata
Fungsi dari aplikasi pengolah kata adalah untuk mengetik kata yang disesuaikan dengan format laporan. Termasuk dalam memasukkan tabel, gambar dan grafik. Contoh dari aplikasi pengolah kata adalah Ms. Word, WPS Writer, dan Google Docs
b. Aplikasi pengolah angka Fungsi dari aplikasi pengolah angka adalah untuk mengolah data mentah berupa angka menjadi informasi yang lebih mudah untuk disajikan. Contoh dari aplikasi pengolah angka adalah Ms. Excel, WPS Spreadsheet, dan Google Sheet.
c. Aplikasi presentasi
Fungsi dari aplikasi presentasi adalah untuk menyajikan poin-poin penting dari laporan yang digunakan apabila laporan tersebut akan dipresentasikan. Aplikasi ini digunakan ketika diminta oleh pimpinan menyajikan laporan dalam bentuk presentasi. Contoh dari aplikasi presentasi adalah Ms. Power Point, WPS Presentation, dan Google Slide.
d. Aplikasi pendukung lainnya
Aplikasi pendukung lainnya yang mungkin digunakan adalah aplikasi untuk membuat atau mengedit gambar seperti adobe photoshop, corel draw, dan lain-lain. Kemudian ada aplikasi pengolah data seperti Ms. Access dan IBM SPSS.
Menyediakan Laporan
Setelah laporan selesai, laporan akan diserahkan kepada pihak yang berwenang untuk menerima laporan. Apabila diminta dalam bentuk soft copy, maka laporan tidak perlu dicetak. Namun apabila diminta dalam bentuk cetak, maka laporan harus dicetak. Sebelum dicetak laporan harus diperiksa terlebih dahulu. pastikan semua isi yang ada dalam laporan sudah benar. Dalam mencetak laporan ada beberapa bahan dan peralatan yang harus disiapkan, yaitu:
a. Kertas. Jenis kertas dan ukuran kertas disiapkan sesuai dengan kebutuhan dan peraturan dari perusahaan. Pastikan kembali bahwa laporan yang akan dicetak adalah laporan yang sudah benar hasilnya. Contoh: laporan dicetak dengan jenis kertas HVS 80 gram dengan ukuran A4.
b. Printer. Siapkan printer untuk mencetak laporan. Pastikan printer dapat mencetak dengan jelas. Periksa tinta atau cartridge yang digunakan dalam printer, apakah masih cukup tersedia atau sudah habis. Apabila habis, maka harus diisi kembali agar dapat mencetak laporan dengan baik.
Setelah laporan selesai dicetak, laporan tersebut bisa disusun sesuai ketentuan. Serahkan laporan tersebut kepada pihak yang berwenang untuk menerima laporan
KAMUS ISTILAH
- Soft file : Merupakan sebuah dokumen digital dalam komputer atau perangkat elektronik.
- File : Kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada yang bertipe data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program, atau definisi file ialah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer.
- Aplikasi : Suatu subkelas dari suatu perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer secara langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna.
- Handphone; Perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, tetapi dapat dibawa ke mana-mana (bahasa Inggris: portable atau mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (jadi komunikasi nirkabel, bahasa Inggris: wireless communication).
- Tablet : Jenis handphone dengan ukuran diatas 7 inci.
- Typo: Kesalahan yang dibuat pada saat proses mengetik.
- Template : Sebuah dokumen atau file yang memiliki format preset, digunakan sebagai titik awal untuk aplikasi tertentu sehingga format tidak harus diciptakan kembali setiap kali digunakan.
- Line Spacing : Ruang antara setiap baris dalam sebuah
Baca Juga :
Category Bisnis & Manajemen
