MENGATUR AKOMODASI DAN TRANSPORTASI PERJALANAN DINAS N.821100.011.0

MENGATUR AKOMODASI, TRANSPORTASI DAN ANGGARAN PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/ pegawai suatu lembaga/ perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/ perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Menurut Herlambang dan Marwoto (2014:113) menyatakan bahwa “perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang dibiayai oleh lembaga atau perusahaan”. Perjalanan dinas berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan dan eksistensi perusahaan, terutama yang berkaitan dengan transaksi bisnis. Hampir semua perusahaan perlu melakukan perjalanan dinas untuk kepentingan kantor dimana perjalanan dinas ini membutuhkan persiapan yang sangat matang, seperti jenis kendaraan yang akan digunakan, anggaran yang dikeluarkan, dan informasi penting lainnya yang berkaitan dengan perjalanan yang dimaksud.
Adapun menurut Lawalata (2012:95) “Untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas sudah tentu pimpinan sangat membutuhkan seorang sekretaris. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih memberikan manfaat dalam rangka pekembangan aktivitas instansi atau perusahaan.” Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:111) “sekretaris harus mempunyai gambaran tentang semua hal yang berkenaan dengan perjalanan yang harus direncanakan dan program dasar dalam pengurusan perjalanan dinas pimpinan agar pimpinan tidak menemui kesulitan- kesulitan yang berarti di perjalanannya.

1.1. Lokasi, tujuan dan aturan perjalanan dinas dalam organisasi yang berlaku diidentifikasi sesuai SOP

Hal- hal yang harus diperhatikan dalam perjalanan dinas:
 Tujuan perjalanan:
1. Perjalanan bisnis dalam negeri
a. Perjalanan dinas antarkota dalam satu provinsi.
b. Perjalanan dinas antarprovinsi.

2. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan antarnegara
 Lokasi yang dituju
 Tanggal keberangkatan dan kembalinya
 Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/ kegiatan pokok perjalanan dinas/ bisnis
 Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan
 Hotel/ penginapan atau akomodasi yang dikendaki
 Angkutan apa yang diperlukan setiap kunjungan dikota tujuan.

1.2. Jenis dan jadwal transportasi serta pilihan kelas/ jenis akomodasi diidentifikasi
1. Jenis dokumen pendukung perjalanan
Dokumen yang harus dipersiapkan:
Dokumen internal
 Surat Tugas
 Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
 Pengajuan Cash Advance
 Company Profile
 Presentasi bisnis
 Perjanjian / Kesepakatan
 Penawaran / Katalog
 Asuransi
 Dll
Dokumen Eksternal
 Paspor
 Visa
 Exit permit
 Yellow Card/Surat Keterangan Sehat

2. Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat, laut dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda
a. Transportasi Darat
 Bus, transportasi ini biasa digunakan apabila karyawan melakukan perjalanan dinas antar kota. Informasi yang diperlukan adalah harga tiket, waktu perjalanan, dan pelayanan apa yang diberikan.

 Kendaraan pribadi, transportasi ini biasa digunakan saat perjalanan dinas tidak membutuhkan jarak yang terlalu jauh dan waktu yang lama.
 Taksi, biasanya digunakan untuk perjalanan dengan jarak yang tidak terlalu jauh, biaya yang diperlukan tergantung pada sistem yang dipakai, seperti tarif per kilometer, per jam, atau per hari.
 Kereta api, transportasi ini biasanya menjadi pilihan karyawan apabila akan melakukan perjalanan antar provinsi atau antar kota karena waktu yang relatif cepat dan tiket yang relatif murah.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :
– Membawa identitas pribadi
– Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
– Membawa surat hasil rapid test negatif (selama pandemi)
– Membawa peta kota tujuan
– Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat- surat yang diperlukan/ dokumen yang dibawa
– Konfirmasikan pemesanan hotel
b. Transportasi Laut
 Kapal, transportasi ini sudah jarang digunakan karena membutuhkan waktu yang lama untuk sampai di tempat tujuan.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :
– Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
– Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
– Siapkan mata uang asing bila keluar negeri
– Membawa surat hasil rapid test negatif (selama pandemi)
– Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
– Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
– Surat- surat yang diperlukan/ dokumen yang dibawa
– Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
– Usahakan penjemputan setiba dipelabuhan tujuan

c. Transportasi Udara
 Pesawat Terbang, transportasi ini biasanya digunakan untuk perjalanan jarak jauh dan sangat dibatasi oleh waktu. Adapun kelas-kelas penumpang yang tersedia dalam pesawat meliputi
sebagai berikut:

 VIP (Very Important Person) Class, pesawat yang terdapat kelas VIP ini hanya ada pada pesawat jenis tertentu, fasilitas yang diberikan oleh kelas ini juga sangat lengkap dan baik.

 Executive Class, jenis kelas ini menerapkan harga tiket yang lebih mahal, tempat duduk yang terletak di depan, hidangan makanan yang disajikan khusus, dan bebas memilih minuman apa saja.

 Economic Class, untuk jenis kelas ini yang biasanya banyak diminati oleh para karyawan yang melakukan perjalanan dinas karena memiliki harga tiket yang lebih murah, tetapi fasilitas lebih sedikit dan hidangan makanan hanya yang biasa saja.

Persiapan yang harus di lakukan adalah :
– Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
– Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
– Siapkan mata uang asing bila keluar negeri
– Membawa surat hasil rapid test negatif, minimal rapid antigen/PCR (selama pandemi)
– Install aplikasi eHAC ( electronic Health Alert Card) sebagai kartu kewaspadaan bagi calon penumpang yang berada di wilayah terjangkit kasus Covid-19 dan akan melakukan perjalanan dalam negeri maupun perjalanan dari luar negri ke Indonesia
– Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
– Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
– Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat- surat yang diperlukan/ dokumen yang harus dibawa
– Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
– Usahakan penjemputan setiba di bandara tujuan

1.3 Anggaran perjalanan dirinci sesuai dengan waktu dan tujuan perjalanan dinas
Jenis-jenis pembiayaan yang dibutuhkan sebelum dan selama perjalanan dinas:
a. Biaya dokumen perjalanan : pengurusan paspor, airport tax, visa, health certificate
b. Biaya transportasi : transportasi pulang pergi, transportasi lokal
c. Biaya akomodasi
d. Biaya kontribusi acara : biaya seminar, biaya pelatihan
e. Biaya meals entertainment : menjamu relasi

f. Biaya konsumsi
g. Biaya lumpsum : pengganti selama bekerja di luar
1. Mengatur transportasi dan akomodasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
a. Harus diketahui apa tujuan perjalanan dinas tersebut
b. Siapa saja yang akan berangkat dalam perjalanan dinas tersebut
c. Aktivitas apa saja yang akan dilakukan dalam perjalanan dinas tersebut
d. Siapa/perusahaan/instansi yang akan dikunjungi

Selain hal-hal tersebut di atas, adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan dan/atau staf yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (1997: 121) adalah sebagai berikut:
a. Mencari, mengumpulkan, dan membuat daftar perjalanan, alat angkutan yang diperlukan, serta mengomunikasikannya kepada pimpinan
b. Mengurus kemungkinan pembelian tiket akomodasi, pemesanan hotel, dan rencana pengantaran ke terminal, stasiun, bandar udara, pelabuhan, atau tempat lainnya
c. Mengurus biaya perjalanan (membuat anggaran yang diperlukan dalam perjalanan tersebut, serta pertanggungjawaban biaya)
d. Mengurus surat-surat yang berkaitan dengan perjalanan dinas (surat jalan/surat tugas)
e. Mempersiapkan bahan/dokumen yang akan dibawa oleh pimpinan
f. Menghubungi biro perjalanan atau agen ticketing transportasi
g. Menghubungi perusahaan yang akan dikunjungi dan pihak lain melalui telepon, e-mail, faksimile, atau surat
2.1 Transportasi dan akomodasi dipesan sesuai jadwal perjalanan
Untuk melakukan perjalanan dalam negeri dan luar negeri perlu dilakukan pemesanan transportasi dan akomodasi baik saat berangkat, selama di tujuan dan untuk kepulangan.

Adapun prosedur pemesanan alat transportasi dan akomodasi adalah sebagai berikut:

Transportasi
Cara Memesan Tiket Pesawat Terbang Melalui Biro Perjalanan
1) Beri informasi tentang pimpinan yang diperlukan (nama lengkap, usia, jenis kelamin, kewarganegaraan)

2) Jelaskan keinginan pimpinan (maksud perjalanan, tanggal perjalanan, penerbangan yang diinginkan, kelas yang diinginkan, pilihan tempat duduk, dll
3) Bila peminat tiket sedang banyak, bisa jadi pesanan masin sementara (waiting list). Mintalah biro perjalanan untuk terus mencobanya.
4) Bila pesanan sudah dikonfirmasi (selesai), tiket bisa diambil atau meminta biro perjalanan untuk mengirimkannya.
5) Setelah tiket diterima, cek kesesuaiannya dengan pesanan (nama, nomor penerbangan, tujuan, jumlah tiket, dll)
Adapun cara pemesanan tiket pesawat terbang secara daring/online (contoh: Traveloka) adalah sebagai berikut:
1) Di halaman awal Traveloka, ketuk Tiket Pesawat. Isi asal, tujuan, tanggal perjalanan, jumlah penumpang dan kelas penerbangan pada kotak pencarian, lalu ketuk Cari Tiket.
2) Pilih tiket pesawat yang Anda inginkan, kemudian ketuk Lanjut ke Pemesanan.
3) Isi Data Pemesan dan Detail Traveler. Mohon pastikan untuk mengisi nama dan data sesuai dengan kartu identitas seperti KTP atau paspor. Jika nama Anda menggunakan tanda baca, mohon isi nama
Anda tanpa tanda baca tersebut.
4) Gulir/scroll ke bawah untuk membeli tambahan yang Anda perlukan, seperti bagasi tambahan, pilihan tempat duduk, makanan dan asuransi, kemudian ketuk Lanjut ke Pembayaran. Pastikan detail
pesanan Anda sudah benar, lalu ketuk Ya, Lanjut ke Pembayaran.
5) Pilih metode pembayaran yang Anda inginkan dan lakukan pembayaran. Mohon pastikan bahwa nominal pembayaran sudah sesuai dan lakukan pembayaran sebelum batas waktu habis. Jika
tidak, Anda harus memesan ulang tiket pesawat Anda.
6) Klik Lihat Progress Pembelian untuk melihat status pesanan Anda.
7) Anda akan menerima e-tiket via email setelah pembayaran Anda berhasil dikonfirmasi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat pemesanan tiket seperti pimpinan yang fanatik terhadap salah satu maskapai, tempat duduk kesukaan pimpinan dan kebiasaan pimpinan dalam melakukan
perjalanan bisnis. Selain itu sebaiknya pemesanan dilakukan untuk pulang pergi bila perjalanan dilakukan waktu jam sibuk atau hari libur.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :
 Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan
melalui kartu kredit.
 Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
 Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di
airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.
 Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
 Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
 Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh
dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.
 Baggage (bagasi),
yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang
bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
 Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
 Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
 First class (kelas satu) : 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

Akomodasi

Dalam melakukan pemesanan akomodasi bisa dilakukan melalui travel agent. Biasanya travel agent akan memberikan beberapa alternatif yang harus dipilih pimpinan. Bila sudah disetujui, travel agent akan melakukan booking. Reservasi akomodasi juga bisa dilakukan oleh kantor dengan menghubungi hotel tempat pimpinan akan menginap baik melalui telepon atau internet atau melalui platform yang tersedia.

Informasi yang sering diminta oleh pihak hotel antara lain:
1) Nama tamu yang akan menginap
2) Jenis kamar yang diinginkan, biasanya dengan jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya
3) Tanggal dan waktu kedatangan (check in) dan keberangkatan (check out)

Jenis-jenis akomodasi:

Jenis hotel berdasarkan letak bangunan:

1. Resort : penginapan yang yang dibangun pada tempat dengan pemandangan alam yang indah

2. City hotel : jenis hotel yang berada di kawasan pusat perkotaan dan umumnya lebih banyak ditemukan di kota-kota besar. City Hotel biasanya berukuran besar dengan gedung bertingkat
dengan fasilitas-fasilitas bisnis dikarenakan tamu yang menginap di hotel jenis ini kebanyakan merupakan business traveler

3. Airport hotel : jenis hotel yang terletak di dekat bandara

4. Urban hotel : hotel yang berlokasi di pedesaan dan jauh dari kota besar atau hotel yang terletak di daerah perkotaan yang baru, yang tadinya masih berupa desa

5. Suburb hotel : hotel yang berlokasi di pinggiran kota, yang merupakan kota satelit yaitu pertemuan antara dua kota madya

Jenis hotel menurut lama waktu menginap:
1. Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari
2. Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
3. Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempattinggal sementara

Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
1. American Plan (AP) : harga kamar yang dibayar oleh tamu, didalamnya sudah termasuk tarif makan pagi dan makan siang atau malam, tergantung kesepakatan antara tamu dan pemilik hotel
2. European Plan (EP) : hotel yang memakai sistem dimana harga kamar tidak termasuk makan
3. Modified American Plan (MAP): hotel yang memakai sistem yang dimana harga kamar sudah termasuk 2 kali makan
4. Continental Plan (CP)/ Bermuda plan : jenis hotel yang memakai sistem dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi

Jenis hotel menurut tempat tidur :
1. Single bedroom : memiliki satu tempat tidur single untuk hunian satu orang. Ukuran bed 100 x 200 cm
2. Double bedroom : memiliki satu tempat tidur ukuran double untuk hunian dua orang. Ukuran bed 160 x 200 atau 180 x 200
3. Twin bedroom : memiliki dua tempat tidur single dengan sandaran kepala terpisah yang dimaksudkan untuk hunian ganda. Ukuran bed 100 x 200 dan 100 x 200 atau 120 x 200 dan 120 x 200
4. Family bedroom / Triple room : berisi tiga tempat tidur berukuran single, kamar hotel ini cocok untuk keluarga dengan satu tempat tidur berukuran besar untuk dua orang dan satu tempat tidur berukuran kecil atau single

Jenis hotel menurut fasilitas yang diberikan :
1. Standart room : Standar room atau kamar standar adalah kamar yang umum disediakan oleh setiap hotel. Standar room juga merupakan jenis kamar hotel yang murah karena fasilitas yang diberikan terbilang standar
2. Superior room : Superior room merupakan jenis kamar hotel yang lebih baik dari sisi fasilitas hingga ukuran yang diberikan dibandingkan standar room. Perbedaan superior room dengan standar room mungkin tidak terlalu terlihat
3. Deluxe room : deluxe room di desain lebih menarik dan lebih lengkap fasilitasnya. Selain itu deluxe room juga kadang ditempatkan di area yang lebih baik dibandingkan standar dan superior room
4. Junior suite room : Junior suit room atau juga sering dikatakan studio (STU) adalah jenis kamar hotel yang memiliki fasilitas seperti tempat duduk atau ruang tamu yang terpisah dengan ruang tidur. Dua ruangan ini terpisah oleh pemisah kecil seperti tembok atau lemari besar
5. Suite room : Jenis kamar hotel ini bisa dikatakan mirip dengan sebuah apartemen kecil yang berada di dalam hotel. Dengan fasilitas seperti kamar tidur, dapur, ruang tamu, dan kamar mandi yang terpisah
6. Presidential Suite room : Presidental bisa dikatakan sebagai jenis kamar hotel suit room yang lebih luas lagi. Jenis kama hotel ini adalah janis kamar yang terbaik dan termahal dari sebuah hotel. Tidak semua hotel memiliki presidental suit. Fasilitas yang diberikan kamar inipun merupakan fasilitas
yang terbaik yang ditawarkan oleh hotel

Jenis hotel menurut tingkatannya :
1. Small hotel : hotel yang memiliki lebih dari 25 kamar atau kurang dari 100 kamar
2. Medium hotel : hotel yang memiliki lebih dari 100 kamar dan kurang dari 300 kamar
3. Large hotel : hotel yang memiliki lebih dari 300 kamar

Cara pemesanan hotel secara daring/online (contoh: Traveloka) adalah sebagai berikut:
1) Di halaman awal Traveloka, ketuk Hotel. Isi destinasi Anda, tanggal check-in, durasi, jumlah tamu dan kamar, serta preferensi Anda seperti peringkat bintang, harga, dan pilihan untuk bayar di hotel, lalu ketuk Cari.
2) Pilih hotel yang Anda inginkan, dan ketuk Pilih Kamar. Pilih kamar yang Anda inginkan, lalu ketuk Pilih. Isi Data Pemesan, dan ketuk Lanjutkan.
3) Cek kembali detail pesanan Anda, kemudian ketuk Lanjutkan. Pilih metode pembayaran Anda, dan lakukan pembayaran. Setelah pembayaran Anda berhasil dikonfirmasi, Anda akan menerima voucher hotel melalui email.
4) Detail dan status pesanan Anda juga bisa ditemukan di Daftar Pembelian.

2.2 Jangka waktu antara satu perjalanan dengan perjalanan lainnya ditentukan untuk menghindari keterlambatan (estimasi waktu) dengan mempertimbangkan ETD (estimated time of departure) dan ETA (estimated time of arrival). Untuk mengatur perjalanan bisnis pimpinan harus diidentifikasi jadwal kegiatan atau perjalanan yang akan dilakukan pimpinan.
Adapun cara mengidentifikasi jadwal perjalananan adalah:
a. Cek tanggal acara, jam dan tempat acara
b. Cek nama acara dan pihak yang akan ditemui (PIC : Person in charge)
c. Cek transportasi yang tersedia
d. Perkiraan waktu yang dibutuhkan dari bandara/ stasiun ke hotel dan tempat pertemuan
e. Cek lama waktu tempuh
f. Cek nomor yang bisa dihubungi selama acara seperti hotel, perusahaan taksi, contact (nomer telpon) penyelenggara acara

(PIC: Person in charge). Hal ini dilakukan untuk memudahkan pimpinan dalam melakukan perjalanan bisnis

2.3. Ketersediaan akomodasi dan transportasi dikonfirmasikan sesuai kebutuhan
Untuk memudahkan kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan selama perjalanan bisnis, maka perlu disiapkan dokumen dan jadwal pertemuan. Cara menyiapkan dokumen dan jadwal adalah sebagai berikut:
2.1. Siapkan tiket, pasport, visa, exit permit, peta, dan health certification serta jadwal perjalanan dalam satu folder dengan jadwal perjalanan disimpan di paling atas.
2.2. Siapkan dokumen pertemuan dalam satu folder berdasar jenis pertemuan yang dilakukan dan waktu pertemuan. Waktu pertemuan yang terpagi disimpan di paling atas.
2.3. Siapkan bukti reservasi hotel dan alat pembayaran baik tunai maupun kredit beserta rinciannya dalam satu folder.

2.4. Syarat dan ketentuan pembatalan dan perubahan akomodasi dan transportasi diinformasikan kepada pengguna Ini dilakukan bila terjadi perubahan jadwal perjalanan di tengah perjalanan pimpinan.

Yang harus dilakukan adalah:
1. Identifikasi perubahan yang terjadi
2. Tentukan apakah perubahan yang terjadi merubah waktu janji temu atau waktu kepulangan
3. Tentukan apakan perubahan yang terjadi mempengaruhi jarak tempat pertemuan dengan tempat pertemuan sebelum dan sesudahnya
4. Buat alternative jadwal perjalanan
5. Konfirmasi alternative jadwal perjalanan

Cara membatalkan dan refund tiket pesawat secara daring/online melalui aplikasi penyedia layanan (contoh:traveloka) adalah sebagai berikut:
1. Pergi ke Pesanan. Pilih pesanan yang ingin dibatalkan, dan ketuk Refund.
2. Pastikan Anda Baca Kebijakan refund. Anda juga bisa mengetahui Estimasi Jumlah Refund berdasarkan alasan refund Anda. Ketuk Lanjutkan.
3. Pilih penerbangan yang ingin Anda batalkan, dan ketuk Lanjutkan. Lalu, pilih alasan yang sesuai untuk Anda, dan ketuk Simpan.
4. Pilih Penumpang yang ingin Anda batalkan dan Tentukan Alasan Refund Anda. Ketuk Simpan, kemudian ketuk Lanjutkan.
5. Cek kembali detail refund Anda dan Ajukan Refund. Kemudian, konfirmasi akun Traveloka Anda dengan memasukkan kode verifikasi yang kami kirim ke nomor ponsel Anda yang terdaftar.
6. Status pesanan Anda akan menunjukkan bahwa permintaan refund Anda sudah diajukan.
Sedangkan cara membatalkan dan refund hotel secara daring/online melalui aplikasi penyedia layanan (contoh:traveloka) adalah sebagai berikut:
1. Log in ke akun Traveloka Anda.
2. Pergi ke menu Pesanan. Pilih pesanan yang ingin Anda batalkan. Temukan Atur Pesanan di bagian bawah halaman, kemudian ketuk Refund. Baca kebijakan refund untuk pesanan Anda, lalu ketuk
Refund. Masukkan kata sandi Anda untuk melanjutkan.
3. Baca Syarat & Ketentuan Refund, kemudian centang kotak untuk menyetujui dan ketuk Langkah Selanjutnya. Pilih kamar atau unit yang ingin Anda refund, lalu ketuk Langkah Selanjutnya. Centang
kotak untuk menyetujui Syarat & Ketentuan Refund, kemudian ketuk Ajukan Refund.
Reschedule / penjadwalan ulang perjalanan melalui aplikasi penyedia layanan (contoh:traveloka) secara daring/online adalah sebagai berikut:
1. Pergi ke halaman awal Traveloka App Anda. Ketuk Pesanan dan pilih penerbangan yang ingin Anda ganti. Pada bagian Atur Pesanan, ketuk Reschedule. Ketuk Kebijakan untuk membaca Kebijakan
Reschedule. Setelah itu, ketuk Ajukan Reschedule. Ketuk centang penerbangan dan nama penumpang, lalu ketuk Lanjutkan.
2. Baca Kebijakan Reschedule, ketuk centang pada Saya Menyetujui Kebijakan Reschedule, kemudian ketuk Lanjutkan. Penerbangan lama Anda tidak akan diganti sampai Anda melakukan pembayaran.

3. Isi asal, tujuan, tanggal perjalanan, dan kelas kursi pada kotak pencarian, kemudian ketuk Cari. Ketuk penerbangan yang Anda inginkan.
4. Cek detail penerbangan baru Anda, lalu ketuk Lanjutkan. Cek Rincian Harga pada Info Harga, kemudian ketuk Pilih.
5. Ketuk Lanjutkan ke Pembayaran untuk menyelesaikan reschedule penerbangan Anda.
6. Temukan e-tiket baru Anda pada Pesanan dalam waktu maksimal 60 menit setelah pembayaran dikonfirmasi.

Sedangkan untuk melakukan penjadwalan ulang pemesanan hotel melalui aplikasi penyedia layanan (contoh:traveloka) secara daring/online adalah sebagai berikut:
1. Log in ke akun Traveloka Anda. Pergi ke My Booking, lalu pilih pesanan yang ingin Anda ubah.
2. Temukan Atur Pesanan di bagian bawah, kemudian ketuk Reschedule. Ketuk Info untuk membaca Syarat & Ketentuan dan pastikan bahwa reschedule tersedia. Ketuk Ajukan Reschedule.
3. Isi detail pesanan yang baru. Ketuk Pilih di pesanan yang Anda inginkan, lalu isi Data Pemesan. Ketuk Lanjutkan.
4. Cek detail pesanan baru Anda, lalu ketuk Lanjutkan.
5. Agen perjalanan dihubungi untuk menerbitkan tiket dan kode booking akomodasi
Perjalanan perlu diterbitkan tiket dan kode booking hotel dan tranportasi selama perjalanan untuk mempermudah perjalanan selama kegiatan.
Jika pemesanan dilakukan secara daring/online melalui aplikasi penyedia layanan (contoh:traveloka) e-tiket pesawat, voucher hotel, dan bukti pembayaran akan diterbitkan dan dikirimkan ke email dalam waktu 60 menit setelah pembayaran diverifikasi. ita juga dapat mengakses e-tiket serta voucher hotel melalui menu Pesanan Saya saat masuk ke akun pada Traveloka App atau situs web desktop Traveloka. Jika tidak memiliki akun Traveloka, kita tetap dapat mengaksesnya melalui menu Cek Pesanan pada halaman utama situs Traveloka.

3. Mempersiapkan fasilitas pembayaran

3.1. Cara pembayaran diidentifikasi
Dalam menyiapkan fasilitas pembayaran, yang harus diperhatikan adalah lama perjalanan dan kebutuhan selama perjalanan

1. Jenis pembayaran
Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan:
a. Uang tunai
Digunakan apabila pimpinan menghendaki disediakan uang tunai dalam melakukan perjalanan. Biasanya digunakan untuk membayar biaya transportasi umum atau tip atas pelayanan hotel. Yang perlu diperhatikan dalam menyediakan uang tunai adalah nilai tukar mata uang negara tujuan bila yang dilakukan adalah perjalanan bisnis dengan tujuan luar negeri. Selain itu perlu diperhatikan nilai pecahan dari mata uang.
b. Traveller Fund
Pembiayaan yang dikeluarkan oleh Bank yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri, dengan bentuk kredit atau cheque. Untuk menyediakan dana perjalanan di luar negeri dapat dilakukan dengan cara mengirimkan uang yang desebut dengan money order.
2. Cara pembayaran secara Kredit
Pembayaran secara kredit dilakukan bila uang tunai yang di bawa tidak mencukupi, pembayaran secara kredit dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu:
a. Kartu Kredit
Kartu yang dikeluarkan oleh Bank yang memberikan hak kepada pembawa untuk digunakan sebagai alat pembayaran dengan nilai batas tertentu, menurut persyaratan yang ditetapkan
b. Traveller Cheque
Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh Bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheque dikeluarkan oleh Bank harus ditandatangani oleh pemegang.

3.2. Dana Tunai (cash advance) disiapkan sesuai dengan kebutuhan Jumlah dana tunai disiapkan sesuai aturan perusahaan. Biaya yang dibutuhkan dalam bentuk dana tunai yaitu

1. Biaya transportasi lokal (short trip)
2. Biaya rapid/PCR (selama pandemi)
3. Biaya lumpsum : pengganti selama kerja diluar (cash less/electronic pay)

3.3. Pengaturan pembayaran secara kredit dipersiapkan sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi
Biaya-biaya yang bisa dibayar secara kredit:
1. Biaya paspor
2. Biaya visa
3. Biaya asuransi
4. Biaya kesehatan
5. Biaya tiket (long trip)
6. Biaya hotel
7. Biaya lokal ( jika uang tunai tidak mencukupi)
8. Biaya entertainment
9. Biaya acara/kontribusi acara (jika ada)

Adapun proses pembayaran menggunakan kartu kredit secara daring/online :
1. Pelanggan memilih opsi pembayaran dengan kartu kredit
2. Sistem point-of-sales merchant mengumpulkan informasi rekening nasabah dan secara aman mengirimkannya ke perusahaan pengakuisisi.
3. Pengakuisisi merchant lalu meminta provider kartu kredit untuk mendapatkan otorisasi dari bank penerbit pelanggan yang bersangkutan.
4. Provider kartu kredit mengajukan transaksi kepada penerbit untuk otorisasi.
5. Bank penerbit memberikan otorisasi transaksi dan respon kepada merchant.
6. Bank penerbit kemudian memberikan rincian pembayaran pada pengakuisisi merchant yang kemudian akan mendepositokan pembayaran pada akun merchan