Membuat Notulen Rapat N.821100.008.01

Membuat Notulen Rapat

Bagi seorang sekretaris / administrative assistant atau mereka yang biasa mengikuti rapat organisasi / kantor tentu sudah tak asing dengan notulen di sebuah rapat. Notulen juga memiliki sebutan lain seperti notula atau minutes of meeting. Biasanya notulen rapat akan ditulis oleh sekretaris atau asisten, namun tidak menutup kemungkinan dapat dilakukan oleh siapa saja yang ditunjuk oleh pemimpin rapat.

1. Pengertian Notulen rapat
Notulen rapat merupakan catatan ringkas dan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Catatan ini berisi informasi jalannya suatu rapat yang dibuat sebagai bukti terjadinya rapat dan akan dipertanggungjawabkan oleh seluruh peserta rapat. Selain itu dalam notulen juga terdapat keputusan akhir / hasil rapat beserta tindak lanjut yang akan dijalankan.

A. Fungsi Notulen
Notulen rapat juga memiliki beberapa fungsi, berikut fungsi dari notulen rapat :
– Menjadi panduan
Peserta rapat dapat menjadikan notulen rapat sebagai panduan ketika hendak menjalankan keputusan rapat yang ditentukan sebelumnya. Selain itu, dari notulen juga bisa diketahui siapa saja yang bertanggung jawab di setiap kegiatan. Hal itu akan memudahkan kita menghubungi orang yang bersangkutan saat pelaksanaan kegiatan.
– Sebagai pengingat
Hasil rapat tidak akan mudah diingat apalagi jika kita memiliki jadwal rapat yang cukup banyak. Itu sebabnya notulen rapat dapat berfungsi sebagai pengingat bagi para peserta atau tim yang lupa akan tugas apa yang harus mereka kerjaan sebagai kelanjutan dari pembahasan selama rapat.

Sebagai referensi
Peserta yang tidak menghadiri atau berhalangan hadir mengikuti rapat dapat menjadikan notulen sebagai refrensi. Notulen dapat membantu peserta yang tidak bisa hadir untuk mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat tersebut.
– Menghemat waktu
Notulen rapat juga dapat menghemat waktu karena semua anggota tim sudah mengetahui tanggung jawabnya masing-masing. Mereka tidak perlu terus bertanya mengenai tugas dan tanggung jawabnya karena sudah dituliskan lewat notulen rapat. Saat sudah mengetahui apa yang harus dilakukannya, tentu akan lebih menghemat waktu untuk segera fokus menyelesaikan tugasnya masing-masing.

B. Jenis – jenis notulen rapat
Terdapat dua jenis notulen rapat yang digunakan dalam rapat resmi, yaitu:
– Notulen Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan Secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula
harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
– Notulen Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.

C. Mempersiapkan pencatatan notulen rapat
Ketika rapat dimulai seorang notulis / administrative assistant / sektretaris setidaknya sudah melakukan identifikasi terhadap agenda dan juga tujuan dari rapat tersebut. Tujuan rapat dapat berupa update informasi, meminta saran, meminta persetujuan, dan lainnya. Dengan persiapan terbaik maka pembuat notulen dalam suatu rapat tak akan bingung lagi tentang apa yang dibahas dirapat, apa yang harus dicatat, hingga kosakata – kosakata sulit yang digunakan sepanjang rapat. Jadi bisa dikatakan bahwa persiapan sebelum rapat merupakan salah satu faktor penting dalam keberhasilan pembuatan notulen. Berbicara tentang persiapan, maka peralatan dan perlengkapan pendukung tidak akan luput dari pembahasan. Persiapkan dan sesuaikan lah dengan baik alat apa saja yang dibutuhkan sebelum rapat dimulai. Berikut merupakan peralatan dan perlengkapan pendukung yang umum digunakan seorang notulis di sebuah rapat :
– Komputer atau laptop
– Alat perekam suara / gambar
– Agenda rapat
– Alat Tulis Kantor
– Format notulen

D. Istilah dalam rapat
Ketika rapat dimulai seorang notulis sebisa mungkin memahami istilah umum pada sebuah rapat. Dengan memahami hal tersebut diharapkan penulisan notulen berjalan lancar. Berikut merupakan
beberapa istilah yang berhubungan dengan rapat:

– Interupsi
Merupakan penyelaan atau pemotongan Ketika orang lain sedang berbicara. Biasanya, interupsi dilakukan untuk membetulkan omongan sang pembicara agar tidak misleading kepada para peserta
rapat yang lainnya.

– Deadlock
Saat terjadi perdebatan Ketika rapat, biasanya pada saat itulah istilah deadlock dikeluarkan. Singkatnya, deadlock ini merupakan situasi di mana rapat tidak menghasilkan suara yang bulat atau tidak
menghasilkan kesepakatan.

– To Be Discussed
Istilah dalam meeting yang satu ini biasanya digunakan untuk menyebut suatu topik bahasan yang masih membutuhkan follow up dari pihak lain.

– Parking loot
Pada suatu rapat yang sedang membahas tema rapat yang diadakan, terkadang bisa muncul tema atau pembahasan lain. Jadi bisa menyebabkan rapat menjadi tidak fokus karena sedang membahas
dua tema, saat itu parking loot digunakan agar Kembali focus ke pembahasan utama.

– Brainstorming
Merupakan metode untuk memunculkan penyelesaian masalah yang kreatif dengan mendorong anggota kelompok untuk melemparkan ide sembari menahan kritik atau penilaian.

– Mosi
Merupakan kata lain dari keputusan rapat. Saat kesepakatan pada rapat sudah tercapai, berarti MOSI sudah bisa diberlakukan karena pedapat dan keinginan para peserta rapat sesuai dengan kesepakatan
bersama.

– Closure
Merupakan mosi resmi yang bertujuan untuk menutup diskusi tersebut karena sudah mencapai kesepakatan bersama.

– Person in charge (PIC)
PIC merupakan orang / pihak yang bertanggung jawab di dalam melaksanakan suatu tugas atau kegiatan.

– Standard Operations Procedure (SOP)
Standard Operations Procedure (SOP) adalah sebuah set instruksi atau perintah kerja yang sudah ditetapkan perusahaan terhadap karyawannya yang bertujuan untuk ditaati.

– Follow up
Merupakan tindak lanjut atas kegiatan yang masih atau sedang dikerjakan. Follow up umum digunakan untuk mengingatkan pekerjaan agar selesai sesuai dengan deadline

– Deadline
Secara umum deadline adalah time limit atau tenggat waktu dalam penyelesaian suatu hal dalam pekerjaan.

2. Informasi – informasi penting dalam rapat

Banyak informasi – informasi penting yang harus dicatat ke dalam notulen Ketika rapat berlangsung. Berikut beberapa informasi penting yang harus dicatat Ketika membuat suatu notulen :

– Judul Rapat
Judul merupakan cerminan dari keseluruhan isi tulisan, sehingga judul jangan sampai tertinggal dalam pembuatan sebuah notulen. Judul juga berfungsi sebagai pembeda dokumen notulen yang sedang dikerjakan dengan notulen lainnya. Judul dapat ditulis sesuai dengan nama rapat atau acara yang sedang diikuti. Contoh: “Notulen Rapat Koordinasi Penguatan Sistem Kerja di Kota Semarang” , “Notulen Rapat Divisi Marketing Bulan November 2020” .

– Tempat, waktu, dan durasi dilaksanakannya rapat
Tempat dan waktu pelaksanaan rapat juga harus dicantumkan setelah udul. Jika ada jeda untuk istirahat, hal tersebut juga perlu dicatat. Ini bisa dijadikan bahan evaluasi apakah rapat berjalan efektif atau tidak.

– Daftar anggota yang hadir rapat
Anggota yang hadir saat rapat juga perlu untuk dituliskan. Jika dibutuhkan, anggota yang diundang tetapi berhalangan hadir dapat pula dituliskan agar mereka yang berhalangan hadir bisa segera
mendapatkan informasi dari rapat tersebut. Daftar anggota rapat dapat dilampirkan jika peserta rapat berjumlah banyak, sehingga di notulen cukup dituliskan jumlah peserta.

– Tujuan diadakannya rapat
Tujuan berisi fokus masalah yang sedang dibahas dalam rapat. Misalnya rapat untuk menentukan strategi penjualan perusahan, contoh: “Menentukan strategi penjualan pada tahun 2021.

– Pokok bahasan dan Hasil Rapat
Pokok bahasan dan Hasil keputusan rapat merupakan poin penting dari setiap notulen. Baik notulen rapat resmi atau tidak, pastinya harus dicantumkan bagaimana rapat berjalan. Di bagian ini tulis poin-poin penting dari setiap hal yang dibahas. Jika rapat tersebut bersifat rutin dapat pula ditambahkan perkembangan terkini, hal tersebut dapat membantu sebagai pembanding pada setiap hasil rapat. Kemudian, hasil keputusan rapat seperti penugasan anggota atau langkah-langkah rencana kegiatan kedepan juga harus dituliskan dengan lengkap. Jadi, anggota yang terlibat dalam rapat lebih mudah untuk mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab mereka dari keputusan yang diambil saat
rapat.

3. Format pembuatan notulen rapat

Setiap perusahaan atau instansi tentunya memiliki kebijakan sendiri dalam membuat notulen rapat. Biasanya mereka sudah memiliki template contoh notulen rapat yang sudah disesuaikan dengan aturan masing-masing perusahaan. Berikut merupakan contoh format dan juga contoh notulen rapat :

Contoh 1:

Sumber: Wildapricot.com

Contoh 2:

Notulen Rapat Tim Digital Marketing
PT Nusantara Sukses Agustus 2020

Tanggal: 26 Agustus 2020
Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Nusantara Sukses
Jl. Nusantara 60, Jakarta

Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Content
Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona

Anggota yang Hadir:
Kaka (Digital Marketing Manager),
Anes (Content Marketing),
Riska (Social Media Specialist),
Nugi (SEO Specialist),
dan Jena (Creative Designer).

Pembahasan:

 Mengevaluasi strategi content marketing yang sudah dijalankan.
 Menentukan strategi content marketing yang lebih efektif untuk
dijalankan selama masa pandemi corona.

Hasil Keputusan:
 Memperkuat konten artikel yang ada di blog. Tim content marketing
harus segera melakukan diskusi dengan content writer serta editor
untuk memilih topik yang menarik.
 Membuat konten bertema “Tetap Semangat Selama Pandemi” di
platform media sosial. Tim social media segera melakukan koordinasi
dengan creative designer untuk membuat rancangan konten.
Pembuatan social media content calendar harus segera diselesaikan
sebelum 5 September 2020.

Notulis: Lisa
Sumber: Glints.com

Contoh 3:

PT MULTI JAYA
Jl.A. Yani 100 Surakarta
Telp. (0271) 723671 Faksimile (0271) 723672

NOTULEN
Rapat Pembahasan Omset Produk

I. Hari/Tanggal : Sabtu, 27 Agustus 2016
Tempat : Ruang Rapat PT. Multi Jaya
Pimpinan Rapat : Bapak Ir. Irwansyah, M.Si
Notulis : Fei Rustiandar
Jumlah Peserta : 7 Orang
Hadir : 7 Orang (Daftar Hadir Terlampir)
Tidak Hadir : –

II. Agenda Rapat:
1. Pembukaan dan Sambutan
2. Penyampaian masalah Omset Produk
3. Tanggapan dan Saran
4. Kesimpulan
5. Penutup

III. Jalannya Rapat :

1. Pembukaan
– Bapak Ir. Irwansyah, M.Si (Ketua Panitia) membuka rapat dengan salam selamat pagi, dan membahas tentang laporan bulanan ternyata omzet penjualan produk kita mengalami penurunan yang memperihatinkan. Oleh karena itu, kami minta Saudara memberikan masukan dan informasi bagaimana cara terbaik untuk meningkatkan kembali penjualan produk kita, agar omzet penjualan tetap stabil

2. Penyampaian Masalah
– Dwi Astuti ( Kabag. pemasaran wilayah Jabodetabek) menyatakan bahwa menurutnnya omzet penjualan kita dikarenakan semakin banyaknya saingan produk yang sejenis, sehingga perlu kiranya meninjau kembali mutu produk agar tetap bisa bersaing dengan produk yang lainnya.

3. Tanggapan dan Saran
– Surya Agung ( Kabag. pemasaran wilayah Bandung ) mengatakan bahwa dia setuju dengan pendapat Ibu Dwi Astuti yaitu harus selalu meningkatkan mutu produk dan harga yang ditawarkan kepada masyarakat juga jangan terlalu tinggi, sehingga kurang terjangkau oleh masyarakat.

– Edi Purnama ( Kabag. pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang ) menanggapi bahwa Kalau menyoroti dari sisi lain, menurutny penurunan penjualan produk disebabkan juga krisis ekonomi yang terjadi dinegara , sehingga daya beli masyarakat menjadi berkurang. Dan menyarankan jika cara pemasaran produk dilakukan dengan door to door dan dengan sistem kredit, sehingga masyarakat akan lebih dekat dengan produk kita.

– Sari Dwi ( Kabag. pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang ) mengatakan bahwa Selama ini belum mencoba pemasaran dengan cara door to door, tetapi hanya melalui sistem agen. Oleh karena itu, sangt
setuju dengan usulan Bapak Edi.

– Firman ( Kabag. pemasaran wilayah Banten )mengusulkan bahwa perlu dibentuk tim yang melakukan riset pasar untuk mendapatkan data yang akurat tentang mutu dan harga produk kita dibandingkan dengan produk sejenis. Dn juga bisa mengetahui produk apa yang diinginkan masyarakat, sehingga bisa lebih memenuhi keinginan masyarakat.

4. Kesimpulan
– Bapak Ir. Irwansyah, M.Si ( Ketua Rapat ) mengatakan yang dapat diambil dari rapat hari ini adalah sebagai berikut:
• Untuk meningkatkan omzet penjualan perlu melakukan riset pasar.
• Memeperhatikan dan meningkatkan mutu produk
• Pemasaran dengan cara door to door dan melayani pembelian dengan sistem kredit.

5. Penutup
– Bapak Ir. Irwansyah, M.Si (Ketua Rapat) menutup rapat dengan salam penutup.

Surakarta, 27 Agsutus 2016
Mengetahui

Pimpinan, Notulis,

Ir. Irwansyah, M.Si Fei Rustiandar

4. Prosedur mendistribusikan hasil rapat Hasil pembuatan notulen rapat hendaknya sesegera mungkin dibagikan kepada seluruh peserta rapat. Baik peserta yang datang sewaktu rapat berlangsung, maupun mereka yang tidak dapat hadir. Tetapi sebelum itu notulis dapat mereview poin penting yang telah dibuat bersama peserta rapat dan mintalah konfirmasi dari pimpinan atas notulen yang sudah ibuat. Buatlah penyesuaian atau klarifikasi bila memang dibutuhkan. Terdapat empat tahapan pendistribusian hasil rapat, yaitu : Perbaikan, diteliti Kembali, Diproses (Pengetikan, pencetakan, penggandaan), dan distribusi. Hasil rapat harus menggunakan Bahasa yang mudah dipahami dan pastikan hasil dibagikan secara merata keseluruh peserta tanpa ada kekurangan. Distribusi hasil rapat dapat dibagi menjadi
dua yaitu distribusi intern dan juga ekstern:
Distribusi Intern:
Pendistribusian dilakukan dengan cara dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.
Distribusi Ekstern:
Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti:
– Melalui faksimilie
– Melalui email
– Melalui jasa perusahaan pos
– Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan