MENGATUR INFORMASI DI TEMPAT KERJA N.821100.031.01

Mengatur Informasi Di Tempat Kerja

1. Data/Informasi
Data berasal dari kata “Datum” yang berarti materi / kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata. Data dapat berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Sumber : Fakta news

Sedangkan informasi adalah merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Adapun data/ informasi harus memiliki kualitas sebagai berikut :
1) Akurat yaitu tidak menyesatkan, pasti, jelas, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2) Relevan yaitu informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya serta data sesuai dengan kondisi pada saat dibutuhkan
3) Tepat pada waktunya yaitu informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat
4) Terkini yaitu data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.
5) Faktual yaitu data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.
6) Akuntabel yaitu data dapat dipertanggungjawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.
Sumber : Maxmanroe.com

Data dan informasi dapat diperoleh:
1) Informasi Secara Tertulis
2) Informasi Secara Lisan

Macam-Macam Informasi tertulis :
1) Memo/ Uraian tugas
2) Majalah, koran, buletin
3) Laporan tahunan
4) Buku pedoman
5) Media online

Sumber Informasi secara Lisan :
1) Telepon
2) Rapat atau pertemuan
3) Radio dan televisi

Data/ informasi dimanfaatkan sepenuhnya bagi organisasi untuk mencapai tujuan. Data tersebut selanjutnya diproses oleh pihak yang berwenang untuk dijadikan bahan pembahasan kepada kelompok unitnya secara internal sehingga memungkinkan atasan sebagai unit yang paling tinggi untuk membaca, mendengarkan, menyimak dengan kritis, dan terakhir mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Adapun secara rinci data/ informasi memiliki manfaat sebagai berikut :
1) Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi
2) Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan
3) Menggambarkan kondisi yang terjadi pada masa kini
4) Memberi gambaran trend/ kecenderungan pada masa depan
5) Mengurangi ketidakpastian kundisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena
6) Menjadi dasar bagi pemecah masalah cepat
7) Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien
8) Meningkatkan citra perusahaan yang positif
9) Menambah relasi
10) Meningkatkan kepercayaan pemegang saham
11) Member arahan bagi promosi yang lebih jelas
12) Menjadi dasar pertanggungjawaban atas segala tindakan yang sudah diambil
13) Menjadi bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain.
14)Menentukan pilihan/ tindakan yang tepat berdasarkan ulasan dan testimoi.

Dalam mengolah dan mengumpulkan informasi, sebuah organisasi harus memiliki prosedur. Setiap informasi yang masuk harus melalui prosedur pencatatan atau pelaporan baik secara tiga dimensi, tertulis, maupun lisan. Oleh karena itu, setiap karyawan pada level unit manapun harus mengetahui
dengan jelas akan prosedur baku yang telah ditetapkan dan saling berhubungan dengan pekerjaan lainnya, termasuk bagaimana, kapan, dimana, dan siapa, yang melakukannya. Prosedur merupakan bagian dari system perkantoran yang dapat menjadi pilar penting bagi tegaknya sebuah organisasi.

2. Peralatan Yang Digunakan Dalam Mengatur Informasi
Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi, jarak tidak lagi menjadi masalah. Kehadiran internet sebagai media komunikasi telah memudahkan orang untuk bekerja, bahkan saat ini banyak orang yang bekerja dari jarak jauh. Peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang biasa digunakan
diantaranya:
a. Komputer
b. Televisi
c. Faksimile
d. Telepon
e. Jaringan internet

3. Proses Menangani Informasi
Akurasi informasi merupakan hal mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan keputusan terutama dalam menganalisis berbagai alternatif untuk kemudian memilih salah satu di antaranya yang diyakini merupakan alternatif terbaik.
Tahap penting dalam penanganan informasi, menurut Gordon B. Davis yaitu
a. Penciptaan Informasi
Teori informatika menekankan bahwa benar-benar mampu memberikan dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan.
b. Pemeliharaan Saluran Informasi
Telah umum diketahui bahwa salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya “perkawinan” antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Baik secara internal maupun eksternal, saluran tersebut dapat berupa:
1) Saluran melalui komunikasi lisan
2) Saluran dengan menggunakan tulisan
3) Komputer pada satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe)
4) Saluran telepon, teleks, faksimile dan electronic mail.

Walaupun tidak semuanya mutlak menggunakan semua saluran tersebut, karena tergantung pada banyak faktor, seperti jarak, lokasi, persyaratan kecepatan penyampaian informasi dan berbagai faktor lainnya, yang jelas ialah bahwa berbagai saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak lagi memerlukan biaya yang besar.
c. Seleksi dan Transmisi Informasi
Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya, satuan kerja yang menangani kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dengan informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia. Dengan kata lain, informasi yang dimiliki perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting.
d. Penerimaan Informasi Secara Selektif
Jika diatas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa dan untuk kepentingan apa, berarti penerima informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi.
e. Penyimpanan Informasi
Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang digunakan segera. Oleh karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan. Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa disamping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpan informasi yang dapat digunakan.
f. Penggunaan informasi
Pada era seperti sekarang ini, informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik pada tingkat individual, tingkat kelompok dan tingkat organisasi. Pada lingkungan perkantoran informasi digunakan untuk keperluan penyususunan strategi dan keputusan-keputusan perusahaan.
g. Penilaian Kritis Dan Sistem Umpan Balik
Berhubungan dengan semua tahap yang telah disinggung di muka, diperlukan pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap informasi. Seperti telah dibahas sebelumnya, sistem yang diperlukan dan yang digunakan dalam penilaian informasi adalah sistem yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi, artinya memberikan kontribusi nyata dalam memperlancar kegiatan manajemen operasi. Agar penilaian yang dilakukan dapat mencapai sasaran, diperlukan serangkaian penilaian. antara lain:
1) validitas informasi yang diterima
2) signifikansi informasi tersebut
3) kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan,
4) hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.

4. Prosedur Mengelola informasi
Mengelola informasi berarti suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap data yang diorganisasi menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu guna mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Informasi yang dihasilkan dari sekumpulan data, pada situasi tertentu, dapat berubah menjadi data mentah yang masih perlu diproses kembali menjadi informasi. Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, maka
informasi berfungsi untuk:
a. Menggambarkan (describe), informasi yang deskriptif membantu pimpinan untuk menentukan apakah sesuatu akan salah atau apakah kondisi lingkungan itu akan mengalami perubahan.
b. Menjelaskan/menerangkan (to explain), menjelaskan apa yang dimaksud serta bagaimana hubungan hubungan yang ada.
c. Memperkirakan (to predict), informasi prediktif, membantu pimpinan untuk memprediksi dan mengestimasi keadaan pada masa yang akan datang dihubungkan dengan keadaan pada masa lampau.
d. Mengevaluasi (to evaluate), informasi yang evaluatif, membantu pimpinan untuk mengadakan evaluasi periodik mengenai kerja dan aktivitas penting lainnya, baik yang nampak sekarang maupun yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
e. Mengadakan pembaharuan (to innovate), informasi yang inovatif adalah hal-hal yang berupa ide-ide atau gagasan baru, rancangan-rancangan dan hepotesa-hepotesa yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat usaha pengembangan dan pembangunan. Pimpinan akan dapat mengambil keputusan sehubungan dengan masalah yang dihadapinya, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Tanpa adanya informasi yang memenuhi syarat, maka akhirnya pimpinan akan menggunakan pikiran untuk mengambil keputusan, sehingga akan mengakibatkan tidak dijaminnya ketepatan keputusan yang akan atau telah diambilnya. Penanganan informasi atau pengolahan data sebagai serangkaian pekerjaan yang terencana terhadap informasi, supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terbagi dalam dari enam unsur.
1) Pengamatan. Kegiatan pengamatan terhadap objek yang akan teliti, mengenai apa saja yang ada dalam pengamatan kita.
2) Pengumpulan. Pengumpulan informasi berarti mengadakan pengumpulan data dari hasil pengamatan yang telah lakukan. Agar pengumpulan yang lakukan dapat sitematis, terlebih dahulu lakukan klasifikasi dari data yang ada.
3) Pengolahan. Pengolahan berarti mengadakan pengolahan data yang telah dikumpulkan.
4) Penyajian. Informasi disajikan kepada orang yang akan mengambil keputusan. Dalam penyajian tersebut yang ditekankan adalah kesederhanaan agar tidak membingungkan orang yang mengambil keputusan.
5) Pengiriman /transmisi. Pengiriman dilakukan jika orang membutuhkan informasi menginginkan informasi tersebut dikirimkan kepadanya atau karena adanya perbedaan tempat tinggal.
6) Penyimpanan. Informasi perlu disimpan untuk pengambilan keputusan karena pengambilan keputusan tidak hanya dilakukan pada masa sekarang, tetapi juga masa pada yang lalu dan akan datang. Memilah dan Menyimpan Informasi dilakukan setelah data-data untuk informasi tersebut didapatkan, langkah selanjutnya adalah memilah data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap aktual, terpercaya, akurat dan uptodate. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang akan diambil. Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan nantinya secara cepat dapat diambil kembali.