MEMBUAT SURAT/DOKUMEN ELEKTRONIK N.821100.060.01

MEMBUAT SURAT/DOKUMEN ELEKTRONIK

Surat merupakan media komunikasi tertulis yang disampaikan dari seseorang ke orang lain, dari instansi satu ke instansi lain dan surat merupakan media komunikasi yang dapat disimpan atau didokumentasikan dengan baik. Pengertian surat menurut Djihad Hisyam (2008:2) “adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi”. Menurut Ig Wursanto (1991:11) “surat adalah suatu alat penyampaian informasi/keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya)”. Menurut Sikka Mutiara Silmi (2001:1) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis ”. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam pengertian surat terdapat beberapa hal pokok yaitu:

Surat merupakan sarana berbagi informasi.
Surat merupakan pernyataan tertulis yang berisikan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh pembuat surat.
Surat memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain.
Menurut Djihad Hisyam (2008:3) surat mempunyai fungsi yang bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan dari masing-masing pihak, baik bagi suatu organisasi maupun badan usaha atau masyarakat dalam kehidupan sehari-hari. Fungsi-fungsi surat tersebut adalah :
– Sebagai sarana komunikasi
– Sebagai bukti tertulis
– Sebagai bukti historis
– Sebagai alat pengingat
– Sebagai duta organisasi atau pembuatnya
– Sebagai pedoman kerja
– Sebagai jaminan keamanan
– Sebagai barometer maju-mundurnya suatu organisasi
– Sebagai pengikat
– Sebagai promosi

Agar surat dapat dibaca dan maksud dan tujuan si penulis surat dapat dimengerti, maka dalam pembuatan surat harus menggunakan teknik- teknik. Menurut Djihad Hisyam (2008:13) bahwa sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang sudah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat yang sifatnya resmi itu terdiri dari :
– Kepala surat atau yang sering disebut “heading” atau kop surat
– Tanggal surat
– Nomor surat
– Lampiran
– Hal atau Perihal
– Alamat Dalam
– Salam Pembuka
– Alinea Pembuka
– Isi surat
– Alinea Penutup
– Salam Penutup

Teknologi internet menyediakan banyak fasilitas dan kemudahan dalam berkomunikasi. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya di dunia internet, memungkinkan seseorang mengirim surat tanpa melalui kantor pos, yaitu melalui surat elektronik atau disebut
dengan e-mail. Syarat berkirim surat elektronik adalah memiliki alamat e-mail. Selain berkirim pesan e-mail, internet juga dapat berkirim dokumen, membuat blog, Facebook Twitter dll. Menurut Mac Bride (1995:140) “E-mail (electronic mail/surat elektronik) merupakan kegiatan yang paling sederhana di antara semua kegiatan di Internet, e-mail didasarkan pada file ASCII (American Standard Code For Information Interchange) yakni teks sederhana yang dapat ditangani dengan program komunikasi dasar”. Menurut Sandrina Wijaya (2009:123) “Electronic-mail atau yang lebih akrab disebut e-mail merupakan jenis korespondensi terbaru yang memanfaatkan pengembangan teknologi terkini”. Menurut Mico Pardosi (2001:18) “E-mail (elektronik Mail) adalah surat-menyurat dalam internet”. Dari berbagai pendapat dapat disimpulkan bahwa surat elektronik (e-mail) adalah kegiatan surat-menyurat yang tidak menggunakan pos sebagai media pengiriman, tetapi menggunakan jaringan internet sebagai media pengirimannya, jadi setiap orang yang ingin melakukan kegiatan surat- menyurat dengan e-mail harus ada komputer atau laptop ataupun menggunakan handphone dan terutama harus ada fasilitas internet.
1.1. Perangkat komputer diaktifkan sesuai dengan sistem operasi dan persyaratan manual instalasi Komputer lebih dari sekedar alat rumah tangga. Saat ini, jumlah informasi yang dikelola menjadi semakin banyak. Namun Anda dapat menggunakan bantuan komputer untuk mengelola informasi dengan optimal.

Berikut adalah prosedur yang dilaksanakan ketika mengaktifkan komputer:
1) Sebelum menyalakan komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya memastikan perangkat-perangkat seperti keyboard, mouse, monitor dan kabel power dalam keadaan terhubung power supply dan memastikan PC sudah terinstall Sistem Operasi.
2) Proses selanjutnya yang dilakukan adalah menyalakan komputer. Carilah dan tekanlah tombol power untuk menyalakan komputer.
3) Setelah Anda menekan tombol power, maka tunggulah beberapa saat sebelum komputer benar-benar telah siap digunakan. Anda mungkin melihat beberapa tampilan flash di monitor. Tampilan ini merupakan tampilan dari proses booting, dan biasanya berlangsung sekitar 15 detik hingga beberapa menit.
4) Setelah komputer selesai booting, maka komputer dapat langsung digunakan atau membutuhkan login terlebih dahulu. Login merupakan proses identifikasi dari pengguna komputer yang dilakukan dengan mengetik atau memilih profil nama pengguna, lalu dilanjutkan dengan mengetik password.

1.2. Piranti lunak untuk membuat surat elektronik dipastikan telah terinstalasi dan siap digunakan
Ada dua jenis cara penerimaan email, yaitu dengan POP (Post Office Protocol) ataupun dengan Web Based Email (Email yang dapat dilihat dari website, menggunakan teknologi IMAP (Internet Message Access Protocol). POP saat ini sudah memasuki versi 3, sehingga lebih dikenal dengan nama POP3 (Post Office Protocol version 3). Dengan menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan
disimpan di email client (seperti Outlook Expres, Eudora, dan The Bat), sedangkan dengan menggunakan Web Based Email (seperti Yahoo dan Gmail), pemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut (membaca, menulis, membalas, menghapus, dll) secara user friendly.

1.3 Akun surat elektronik (email) telah dimiliki.
Berikut adalah langkah-langkah membuat email gmail:
1) Ketik gmail.com di browser lalu tekan enter
2) Klik Create account
3) Isi data pendaftaran seperti berikut:
– Name, Ada dua field yaitu first (diisi nama depan) dan Last (diisi nama belakang). Pada isian data ini wajib diisi.
– Choose your username, Setelah isian data nama depan dan belakang diisi dengan data anda, berikutnya isikan nama email yang akan anda gunakan. Pada isian ini bisa menggunakan karakter huruf, angka, dan periods. Gmail akan secara otomatis mendeteksi apabila email yang anda isikan sudah digunakan oleh orang lain.
– Create a password dan Confirm your password, Setelah isian data nama email diisi, berikutnya isikan passwordyang akan anda gunakan. Pada isian ini paling sedikit 8 karakter.Isikan kembali password anda di bagian Confirm your password. Gmail akan secara otomatis mendeteksi apabila password yang anda isikan beda di kedua field tersebut.
– Birthday, Isikan data Bulan Lahir, Tanggal Lahir, dan Tahun Lahir Anda.
– Gender, Isikan Jenis Kelamin anda apakah Male (Laki-Laki), Female (Perempuan), atau Other.
– Mobile phone, Isian ini bersifat opsional, bisa diisi atau tidak.
– Your current email address, Diisikan apabila sudah mempunyai email sebelumnya, Apabila belum dikosongkan.
– Isian Verifikasi, Isikan kode verifikasi yang tertera ada gambar, atau bisa mengosongkan kode verifikasi tapi mengisi no telepon. Pilih lokasi anda dan centang pada check box, selanjutnya klik Next Step.
4) Setelah semua isian data selesai akan ada halaman pendaftaran berhasil
5) Silakan klik Continue to Gmail agar bisa langsung menggunakan email anda.
Jika masuk ke Windows 10 menggunakan akun Microsoft dengan alamat Outlook.com, Live, Hotmail, atau MSN, akun tersebut akan ditambahkan ke aplikasi Email dan Kalender. Anda dapat menambahkan akun tersebut dan beberapa akun email lainnya ke aplikasi Email dan Kalender untuk mulai mengirim dan menerima email serta membuat dan mengelola acara.
Berikut ini adalah prosedur menambahkan akun email pada aplikasi Windows Mail:
1) Buka aplikasi Email dengan mengklik menu Mulai Windows dan memilih Email.
2) Jika ini pertama kalinya Anda membuka aplikasi Email, halaman Selamat Datang akan terlihat. Pilih Tambahkan akun untuk memulai.
3) Jika Anda sudah menggunakan aplikasi Email sebelumnya, di bagian bawah panel navigasi kiri, pilih Pengaturan , lalu pilih Kelola Akun kemudian Pilih Tambahkan Akun..
4) Pilih tipe akun yang ingin ditambahkan.
5) Masukkan informasi yang diperlukan, lalu klik Masuk. Untuk sebagian besar akun, informasi ini berupa alamat email, kata sandi, dan nama akun. Nama akun adalah informasi yang akan terlihat di panel kiri Email untuk Windows 10, serta panel Kelola Akun.
6) Klik Selesai. Data Anda akan mulai disinkronkan segera setelah akun disiapkan.

2.1 Menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya dikenali berdasarkan user manual sesuai standar tempat kerja.
Berikut adalah layanan yang Microsoft Outlook sediakan beserta shortcut-nya:
1) Tutup jendela atau menu → Esc
2) Masuk ke tab Beranda → Alt+H
3) Membuat pesan baru → Ctrl+Shift+M
4) Mengirim pesan → Alt+S
5) Menyisipkan file → Alt+N, A, F
6) Tugas baru → Ctrl+Shift+K
7) Menghapus item (ketika pesan, tugas, atau Rapat dipilih) → Delete
8) Mencari item → CTRL + E atau F3
9) Membalas pesan → Alt+H, R, P
10) Meneruskan pesan → Alt+H, F, W
11) Pilih opsi balas semua → Alt+H, R, A
12) Masuk ke tab kirim/terima → Alt + J, S
13) Membuka dialog Simpan sebagai pada tab lampiran → Alt + J, A, A, V
14) Memeriksa pesan baru → Ctrl+M atau F9
Sedangkan pada email berbasis web (web based email) berikut adalah arti ikon dan simbol yang terdapat pada sebuah tampilan email:

2.2 Format alamat surat elektronik dikenali dan dipahami secara tepat dan cepat.
Alamat email adalah alamat kotak pos elektronik yang dapat menerima dan mengirim pesan email melalui jaringan internet. Alamat email memiliki format username @ domain. Alamat email bisa maksimal 254 karakter semua (termasuk tanda ‘@’ dan juga nama domainnya). Berapa panjang username bisa bergantung pada panjang nama domain. Biasanya, Anda akan mendapatkan alamat email dari penyedia layanan internet, perusahaan atau sekolah Anda, atau melalui layanan email berbasis web seperti Gmail, Outlook.com, iCloud atau Yahoo! Mail.
Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah alamat email:
1) Buat alamat email sesuai dengan nama lengkap anda.
2) Jangan gunakan angka pada alamat email, tambahan angka pada alamat email akan membuat alamat email terlihat sangat tidak formal.
3) Jangan ada kata selain nama anda atau nama merk akun anda

2.3. Konfigurasi sederhana dapat dilakukan sesuai dengan manual yang tersedia.
Tampilan memberi Anda cara berbeda untuk melihat item dalam folder. Setiap folder Outlook, seperti kotak masuk dan kalender, memungkinkan Anda untuk mengkustomisasi tampilan untuk mengubah organisasi item, font, dan banyak pengaturan lainnya. Prosedur mengubah font atau ukuran font dalam daftar pesan adalah sebagai berikut:
1) Pilih tampilan > pengaturan tampilan.
2) Pilih pengaturan lainnya dalam kotak pengaturan tampilan tingkat lanjut.
3) Pilih font kolom atau font baris.
4) Pilih font, gaya font, dan ukuran yang Anda inginkan, lalu klik OK tiga kali untuk menyimpan pengaturan Anda dan Terapkan perubahan Anda.
Sedangkan prosedur untuk mengubah ukuran font untuk pesan saat menulis, membalas, dan meneruskan, adalah sebagai berikut:
1) Pilih opsi > File > email > alat tulis dan font.
2) Pilih tombol font untuk pesan email baru atau balas atau
Teruskan pesan untuk mengubah font default, ukuran font, dan warna font saat membuat atau membalas pesan.
3) Klik OK dua kali untuk menyimpan perubahan Anda.
Sedangkan prosedur untuk melakukan pengaturan setelan dan membuat perubahan pada web-based email, adalah sebagai berikut:
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3) Di bagian atas, pilih halaman setelan, seperti Umum, Label, atau Kotak Masuk.
4) Buat perubahan.
5) Setelah selesai dengan setiap halaman, klik Simpan Perubahan di bagian bawah.

3.1. Surat elektronik baru dapat dibuka dari server menggunakan menu/tombol yang tersedia sesuai SOP organisasi.
Prosedur untuk membuka email baru pada Microsoft Outlook, adalah sebagai berikut:
1) Masuk kedalam aplikasi Microsoft Outlook
2) Pilih Folder
3) Pilih Kotak Masuk
4) Pilih email yang belum dibaca (tulisan ditebalkan)
5) Tekan tombol Sinkronkan Sekarang untuk memeriksa apakah ada email baru yang masuk.

3.2. Surat elektronik dapat dikenali asalnya dan dapat dibaca isinya dengan baik.
Surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen yang dapat digunakan dalam rangka memperlancar kegiatan surat menyurat secara elektronik. Menurut Djoko Purwanto (2008: 177) pada umumnya komponen penting e-mail sebagai berikut:
1) To, menyatakan alamat e-mail penerima pesan (yang dituju).
2) From, menyatakan nama dan alamat pengirim pesan e-mail tersebut.
3) CC (carbon copy), menyatakan tembusan pesan e-mail yang akan dikirimkan kepada pihak lain.
4) BCC (blind carbon copy), sama seperti CC hanya saja alamat email yang dituju tidak tertera pada hearder pesan.
5) Subject, menyatakan subyek atau judul e-mail tersebut.
6) Date, menyatakan waktu dan tanggal pesan e-mail dikirimkan.
7) Sender, menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.
8) Reply to, menyatakan surat jawaban langsung kepada si pengirim pesan e-mail.
9) Attachment, sisipan file (seperti file Word, Excel, suara, gambar, dan lain-lain) yang akan dikirimkan ke pihak lain.

3.3. Berkas lampiran (file attachment) dapat diekstrak dari email, secara benar sesuai prosedur.
Saat anda menerima email yang menyertakan lampiran pada isi pesannya, anda dapat mengunduhnya dengan prosedur berikut:
1) Masuk kedalam aplikasi Microsoft Outlook
2) Pilih Folder
3) Pilih Kotak Masuk
4) Pilih email
5) Arahkan kursor mouse ke atas thumbnail file attachment, lalu klik Download

3.4. Surat elektronik dapat diteruskan (forward), dibalas (reply), ke alamat tertentu
Saat Anda menerima pesan, ada beberapa tindakan yang dapat Anda lakukan pada pesan tersebut, sebagai berikut:
1) Untuk membalas ke pengirim saja, pilih balas.
2) Untuk membalas ke pengirim asli dan semua penerima lain pada baris kepada dan CC, pilih balas semua.
3) Untuk mengirim pesan ke seseorang yang bukan pada baris kepada atau CC, pilih teruskan.

3.5. Surat elektronik baru dibuat/ dikomposisi dan dikirim dengan menggunakan fitur yang disediakan. Setelah melakukan konfigurasi akun pada aplikasi Email (Microsoft Outlook) di Windows 10, anda dapat membuat email baru dengan prosedur sebagai berikut:
1) Klik Email Baru, atau tekan Ctrl + N.
2) Jika beberapa akun email dikonfigurasi di Microsoft Outlook, tombol Dari akan muncul dan akun yang akan mengirim pesan ditampilkan. Untuk mengganti akun, klik Dari, lalu pilih akun.
3) Dalam kotak Subjek, ketikkan subjek pesan.
4) Masukkan alamat email atau nama penerima dalam kotak Kepada, Cc, atau Bcc. Pisahkan beberapa penerima dengan titik koma.
5) Untuk memilih nama penerima dari daftar dalam Buku Alamat, klik Kepada, Cc, atau Bcc, lalu klik nama yang Anda inginkan.
6) Untuk menampilkan kotak Bcc untuk pesan ini dan semua pesan berikutnya, klik Opsi, lalu dalam grup Perlihatkan Bidang, klik Bcc.
7) Klik Lampirkan File untuk menambahkan lampiran. Atau klik Lampirkan Item untuk melampirkan item Outlook, seperti pesan email, tugas, kontak, atau item kalender.
8) Setelah Anda selesai membuat pesan, klik Kirim.

3.6. Pengiriman Surat elektronik dapat dilakukan ke suatu alamat atau beberapa dan dapat disertai dengan file attachment. Lampiran disertakan ketika Anda meneruskan pesan, tetapi tidak otomatis disertakan saat membalas pesan.
Untuk menyertakan lampiran asli saat membalas:
1) Di komputer, di bagian bawah kotak balasan, klik Panah bawah Panah bawah .
2) Klik Sertakan lampiran asli.
3) Untuk menghapus lampiran asli saat membalas, klik Hapus di sebelah kanan lampiran.

3.7. Surat elektronik ditulis sesuai dengan memperhatikan netiquette. Terdapat beberapa definisi tentang netiquette, yaitu :
a. Etika dalam menggunakan Internet
b. Aturan-aturan/kebiasaan/etika/etiket umum yg berlaku di seluruh dunia, sehingga para pelaku internet dapat dengan nyaman dalam berinteraksi di dunia maya Aslinya dua kata yang dijadikan satu, yakni networks dan etiquette. Sebelum internet lahir, kata netiquette tentu belum ada. Orang mengartikan sebagai berperilaku sesuai etiket saat tersambung ke jaringan internet, entah itu saat berinteraksi di forum, mailing list, maupun blog. Di dalam internet tidak ada aturan tertulis yang baku
dan memiliki kekuatan legal yang dapat dipakai sebagai acuan untuk memperlakukan dan mensikapi arus informasi dan data di dalamnya.
Pada dasarnya netiquette merupakan panduan untuk bersikap dan berperilaku sesuai dengan kaidah normatif di lingkungan Internet. Dengan mematuhi peraturan ini, maka akan sangat bermanfaat dan membantu dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang lain tanpa harus mengalami masalah atau tanpa harus mengalami salah pengertian dengan orang lain.
Beberapa aturan yang ada pada Netiquete ini adalah:
1) Amankan dulu diri anda, maksudnya adalah amankan semua properti, mungkin dapat dimulai dari mengamankan komputer, dengan memasang anti virus atau personal firewall
2) Jangan terlalu mudah percaya dengan Internet, sehingga dengan mudah mengupload data pribadi
3) Menghargai pengguna lain di internet, caranya sederhana, yaitu:
a. jangan membiasakan menggunakan informasi secara sembarangan, misalnya plagiat.
b. hindari mengambil keuntungan secara ilegal dari Internet, misalnya melakukan kejahatan pencurian no kartu kredit
c. hindari mengganggu privasi orang lain, dengan mencoba mencuri informasi yang sebenarnya terbatas.
d. hindari menggunakan huruf kapital terlalu banyak, karena menyerupai kegiatan teriak-teriak pada komunitas sesungguhnya.
e. hindari mengirim email dengan attachment (lampiran) yang besar, jika terdapat attachment (lampiran) yang besar, sebaiknya gunakan layanan cloud storage atau menggunakan WinRar/7- Zip
Sedangkan aturan Inti Netiquette adalah sebagai berikut:
1) Kita semua manusia, bahkan saat berada di Internet sekalipun
2) Ikuti aturan seperti di kehidupan nyata saat online.
3) Ingatlah di mana berada ketika sedang online.
4) Hormatilah orang lain ketika Anda sedang online.

4.1. Surat elektronik diidentifikasi sehingga secara otomatis dapat masuk ke folder yang telah ditetapkan, secara tepat dan benar Microsoft Outlook secara otomatis mengelompokkan item menurut
tanggal. Namun, Anda bisa juga mengelompokkan item secara manual dengan menggunakan pengaturan standar atau membuat pengelompokan kustom Anda sendiri. Saat Anda mungkin akan paling akrab dengan grup default di kotak masuk Anda, grup tersebut juga diterapkan ke folder email lainnya. Grup default yang ditampilkan di kotak masuk Anda menyertakan hari ini, kemarin, Minggu lalu, Bulan, dan Older. Beberapa pengaturan standar yang tersedia meliputi pengelompokan menurut kategori, ukuran, subjek, dan penting.
Prosedur untuk mengelompokkan atau memisahkan grup item secara otomatis pada Microsoft Outlook:
1) Untuk menambahkan atau menghapus pengelompokan dalam Perjanjian, pada menu tampilan , di bagian pengaturan , klik selengkapnya .
2) Di Galeri pengaturan, klik Perlihatkan dalam grup.

Kemudian, anda juga dapat mengkonfigurasi grup item secara manual atau membuat grup kustom:
1) Pada menu tampilan, di grup Tampilan saat ini, klik Ubah tampilan, dan lalu klik Simpan saat ini tampilan sebagai tampilan baru.
2) Ketik nama untuk tampilan baru, lalu klik OK.
3) Pada menu tampilan, di grup Tampilan saat ini, klik Pengaturan tampilan.
4) Klik Kelompokkan Menurut.
5) Kosongkan kotak centang Secara otomatis kelompokkan menurut pengaturan.
6) Di kotak Kelompokkan item menurut, klik bidang untuk dikelompokkan.
7) Jika bidang yang Anda inginkan tidak ada di kotak Kelompokkan item menurut, klik bidang yang lain di kotak Pilih bidang yang tersedia dari.
8) Klik Urutan naik atau Urutan turun untuk susunan urutan judul grup.
9) Untuk menampilkan bidang yang menjadi dasar Anda mengelompokkan item, pilih kotak centang Perlihatkan bidang dalam tampilan.
10) Untuk mengelompokkan menurut subgrup, klik bidang di kotak Kemudian menurut.
11) Di daftar Perluas/ciutkan default, klik default bagaimana Anda menginginkan grup ditampilkan dalam tampilan.
12) Setelah menutup kotak dialog, menampilkan atau menyembunyikan item dalam grup dengan mengklik Perluas atau Ciutkan .
Prosedur untuk memisahkan grup item secara manual adalah sebagai berikut:
1) Pada menu tampilan, di grup Tampilan saat ini, klik Pengaturan tampilan.
2) Klik Kelompokkan Menurut.
3) Di kotak Kelompokkan menurut, kosongkan kotak centang secara otomatis Kelompokkan menurut pengaturan.
Anda dapat mengelola email masuk menggunakan filter Gmail untuk menempatkan email ke suatu label, atau mengarsipkan, menghapus, membintangi, atau meneruskan email secara otomatis.
1) Buka Gmail.
2) Pada kotak penelusuran di bagian atas, klik Panah bawah .
3) Masukkan kriteria penelusuran. Jika ingin memeriksa apakah penelusuran Anda bekerja dengan benar, lihat email mana yang muncul dengan mengklik Telusuri.
4) Di bagian bawah jendela penelusuran, klik Buat filter.
5) Pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan filter tersebut.
6) Klik Buat filter.

Atau anda dapat mengkustomisasi dengan menggunakan sebuah email
1) Buka Gmail.
2) Centang kotak di sebelah email yang Anda inginkan.
3) Klik Lainnya .
4) Klik Filter pesan seperti ini.
5) Masukkan kriteria filter Anda.
6) Klik Buat filter.

4.2. Folder dibuat atau dihapus sesuai kebutuhan
Untuk membuat folder baru pada Microsoft Outlook, anda dapatmengikuti prosedur sebagai berikut:
1) Buka aplikasi Microsoft Outlook
2) Pilih Folder
3) Pilih Buat Folder Baru atau tanda + disamping tulisan SemuaFolder
4) Berikan Nama
Sedangkan untuk menghapus folder yang anda buat sebelumnya,prosedur yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Buka aplikasi Microsoft Outlook
2) Pilih Folder
3) Arahkan kursor mouse ke folder yang akan dihapus
4) Klik kanan pada folder tersebut, pilih Hapus
Sedangkan untuk menambahkan atau menghapus tab kategori padaweb-based email adalah sebagai berikut:
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3) Klik tab Kotak Masuk.
4) Di bagian “Jenis kotak masuk”, pilih Default. Catatan: Untuk menyembunyikan semua tab, pilih jenis kotak masuk yang lain.
5) Di bagian “Kategori”, centang kotak tab yang ingin Anda tampilkan.
Catatan: Anda tidak bisa membuat tab baru dan hanya bisa menampilkan atau menyembunyikan yang sudah ada.
6) Scroll ke bawah, lalu klik Simpan Perubahan.
Anda dapat membuat label yang menyimpan email pada gmail. Tambahkan label sebanyak yang Anda inginkan ke email.
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Di sebelah kiri, scroll ke bawah, lalu klik Lainnya.
3) Klik Buat label baru.
4) Beri nama label.
5) Klik Buat.
Untuk mengedit label:
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Di sisi kiri halaman, arahkan kursor ke nama label.
3) Klik Lainnya .
4) Edit label.
Untuk menghapus label:
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Di sisi kiri halaman, arahkan kursor ke nama label.
3) Klik Lainnya Hapus label.

4.3. Surat/dokumen elektronik dapat disimpan sesuai media yang tersedia secara tepat. Outlook memberi Anda beberapa opsi untuk menyimpan pesan email. Pesan yang Anda terima, misalnya, dapat disimpan sebagai file di komputer Anda atau folder lain di Outlook. Pesan yang sedang Anda buat dapat disimpan sebagai draf dan diselesaikan di lain waktu. Berikut ini adalah prosedur yang dapat anda lakukan saat menyimpan pesan sebagai file di komputer Anda atau di awan:
1) Klik ganda untuk membuka pesan yang Anda inginkan untuk menyimpan, dan pada File menu, klik Simpan sebagai.
2) Di kotak dialog Simpan sebagai, di panel Folder, pilih folder, lalu lokasi di folder yang dipilih di mana Anda ingin menyimpan file.
3) Dalam kotak Nama file, ketik nama untuk file.
4) Di daftar Simpan sebagai tipe, terima tipe default, atau pilih tipe file lain di daftar.
Outlook tidak menyertakan PDF sebagai salah satu default Simpan sebagai tipe. Utilitas Microsoft cetak ke PDF yang disertakan dalam Windows 10 memungkinkan Anda untuk mencetak pesan email secara langsung ke PDF. Jika Anda tidak memiliki Windows 10, Anda bisa menyimpan pesan email Anda sebagai HTML file, buka file tersebut di Word, dan lalu menggunakan fitur Simpan sebagai di Word untuk menyimpan email sebagai PDF file.
Prosedur menyimpan sebagai (atau mencetak) menjadi PDF di Windows 10:
1) Buka pesan yang Anda inginkan untuk menyimpan, dan pada File tab, klik cetak.
2) Dari Printer turun bawah, pilih Microsoft cetak ke PDF.
3) Pilih Cetak.
4) Dalam kotak Simpan cetak Output sebagai, pilih folder untuk PDF Anda dan masukkan nama file. Lalu pilih Simpan. Bila Windows yang anda gunakan bukanlah versi Windows 10, maka prosedur menyimpan sebagai PDF adalah sebagai berikut:
1) Buka pesan yang Anda inginkan untuk menyimpan, dan pada File tab, klik Simpan sebagai.
2) Di kotak dialog Simpan sebagai, di panel Folder, pilih folder, lalu lokasi di folder yang dipilih di mana Anda ingin menyimpan file.
3) Dalam kotak Nama file, ketik nama untuk file.
4) Di daftar Simpan sebagai tipe, pilih HTML dan lalu pilih Simpan.
5) Buka Word dan pilih File > buka.
6) Pilih file HTML yang Anda simpan di langkah 4.
7) Pilih File > Simpan sebagai, lalu pilih PDF (*.pdf) dari menu turun bawah sebelum memilih menyimpan tipe file. Anda dapat mendownload email langsung ke komputer. Setelah didownload, Anda dapat melampirkan email tersebut ke email lain.
1) Di komputer, buka Gmail.
2) Buka email.
3) Klik Lainnya .
4) Klik Download pesan